Aplikasi Operasional dan Keuangan Terintegrasi 

Aplikasi Operasional Keuangan Kawan Lama adalah sistem operasional internal yang dikembangkan untuk membantu perusahaan mengelola proses penjualan, gudang, pengiriman, customer service, advertiser, serta keuangan dalam satu aplikasi terintegrasi.

Sistem ini dirancang sebagai aplikasi backoffice atau ERP ringan yang berfokus pada pengelolaan barang, transaksi penjualan, alur pengiriman, pencatatan keuangan, dan pembagian tugas antarbagian.

Dengan adanya aplikasi ini, setiap tim dapat bekerja menggunakan data yang sama tanpa harus mengandalkan banyak file, spreadsheet, atau aplikasi yang terpisah.

Latar Belakang Pengembangan

Dalam kegiatan operasional perusahaan, data penjualan, stok barang, pengiriman, komisi, dan keuangan sering kali dikelola oleh bagian yang berbeda.

Jika pencatatan masih dilakukan melalui banyak file atau aplikasi yang terpisah, beberapa masalah dapat terjadi, seperti:

• Data antarbagian tidak sama.

• Proses pengecekan membutuhkan waktu lama.

• Riwayat transaksi sulit dicari.

• Stok barang tidak terpantau dengan baik.

• Update resi dan status pengiriman terlambat.

• Perhitungan komisi dilakukan secara manual.

• Laporan keuangan membutuhkan proses panjang.

• Pimpinan sulit melihat kondisi operasional secara menyeluruh.

Aplikasi Keuangan Kawan Lama Projek dikembangkan untuk menyatukan seluruh proses tersebut ke dalam satu sistem yang lebih terstruktur.

Sistem Operasional dalam Satu Aplikasi

Aplikasi ini menghubungkan beberapa bagian penting dalam perusahaan, mulai dari gudang, customer service, pengiriman, advertiser, hingga keuangan.

Setiap pengguna memiliki akun dan hak akses sesuai tugasnya. Dengan demikian, pengguna hanya dapat membuka menu dan data yang berkaitan dengan pekerjaannya.

Sistem ini membantu mengurangi pencatatan berulang, mempercepat proses kerja, dan mempermudah pengawasan terhadap setiap transaksi.

Fitur Utama Aplikasi

Manajemen Gudang

Admin gudang dapat mengelola data barang dan pergerakan stok melalui sistem.

Fitur yang tersedia meliputi:

• Master barang.

• Data supplier.

• Data wilayah.

• Stok masuk.

• Retur barang.

• Stok opname.

• Riwayat perubahan stok.

• Informasi sisa persediaan.

• Penyesuaian stok.

Dengan pencatatan yang terpusat, kondisi persediaan barang dapat dipantau dengan lebih mudah.

Input Closing Penjualan

Tim customer service dapat mencatat closing penjualan melalui aplikasi.

Salah satu keunggulan sistem ini adalah kemampuan menerima data closing dari format teks, sehingga proses input dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Tim CS dapat:

• Memasukkan data closing.

• Melihat riwayat closing.

• Memeriksa data pelanggan.

• Membuat laporan harian.

• Memantau hasil penjualan.

• Melihat perhitungan komisi.

Fitur ini membantu mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses pencatatan penjualan.

Export Closing dan Update Resi

Admin atau bagian export dapat mengelola data closing yang akan diteruskan ke proses pengiriman.

Fitur yang tersedia antara lain:

• Export data closing.

• Pengelompokan pesanan.

• Update nomor resi.

• Update status pengiriman.

• Pemeriksaan data pelanggan.

• Riwayat pengiriman.

• Pencarian data berdasarkan resi atau transaksi.

Dengan fitur ini, proses antara penjualan dan pengiriman menjadi lebih terhubung.

Manajemen Advertiser

Tim advertiser dapat mengelola paket campaign penjualan melalui sistem.

Fitur advertiser meliputi:

• Membuat paket campaign.

• Menentukan item utama.

• Menambahkan produk bonus.

• Menghubungkan campaign dengan barang.

• Menugaskan campaign kepada tim CS.

• Mengatur nilai komisi.

• Memantau hasil campaign.

• Melihat performa penjualan.

Sistem ini membantu perusahaan mengelola campaign secara lebih terstruktur dan memastikan produk, bonus, serta komisi tercatat dengan benar.

Manajemen Keuangan

Bagian keuangan dapat mengelola berbagai transaksi dan laporan keuangan dalam satu sistem.

Fitur keuangan meliputi:

• Hutang.

• Piutang.

• Kas dan bank.

• Mutasi keuangan.

• Buku besar.

• Jurnal transaksi.

• Neraca.

• Laporan laba rugi.

• Riwayat transaksi.

• Saldo akun.

• Laporan berdasarkan periode.

Setiap transaksi operasional dapat terhubung dengan pencatatan keuangan sehingga proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan terstruktur.

Hak Akses Pengguna

Aplikasi mendukung beberapa jenis pengguna dengan hak akses berbeda.

Contoh pengguna dalam sistem antara lain:

• Administrator.

• Admin gudang.

• Tim customer service.

• Admin export.

• Tim advertiser.

• Bagian keuangan.

• Manajer.

• Pimpinan.

Pengaturan hak akses membantu menjaga keamanan data dan memastikan setiap pengguna hanya dapat mengelola bagian yang menjadi tanggung jawabnya.

Dashboard Monitoring

Dashboard menampilkan ringkasan informasi penting dari setiap bagian.

Informasi yang dapat ditampilkan antara lain:

• Jumlah closing.

• Penjualan harian.

• Stok barang.

• Status pengiriman.

• Data resi.

• Hutang dan piutang.

• Saldo kas dan bank.

• Performa campaign.

• Komisi CS.

• Ringkasan laba rugi.

• Aktivitas pengguna terbaru.

Dashboard membantu manajemen mengetahui kondisi operasional perusahaan dengan lebih cepat.

Keunggulan Aplikasi

Aplikasi Keuangan Kawan Lama Projek memiliki beberapa keunggulan, yaitu:

• Menghubungkan beberapa bagian dalam satu sistem.

• Mengurangi penggunaan spreadsheet terpisah.

• Mempercepat proses input penjualan.

• Mempermudah pengelolaan stok.

• Membantu proses export dan pengiriman.

• Mendukung pengelolaan campaign.

• Menghitung dan memantau komisi.

• Mengelola hutang dan piutang.

• Menyediakan laporan keuangan.

• Mendukung banyak pengguna.

• Hak akses dapat disesuaikan.

• Data tersimpan secara terpusat.

• Riwayat transaksi mudah dicari.

• Dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan.

Hasil Implementasi

Dengan menggunakan aplikasi ini, alur kerja antarbagian menjadi lebih terhubung.

Data closing yang dimasukkan oleh tim CS dapat diteruskan ke bagian export dan pengiriman. Data barang dapat dipantau oleh gudang, sementara campaign dan komisi dapat dikelola oleh advertiser.

Bagian keuangan juga dapat mengelola transaksi, hutang, piutang, kas, bank, buku besar, neraca, dan laba rugi melalui sistem yang sama.

Aplikasi ini membantu perusahaan mengurangi proses manual, mempercepat penyampaian data, dan meningkatkan kontrol terhadap kegiatan operasional.

Cocok untuk Perusahaan dengan Banyak Alur Operasional

Sistem seperti ini cocok digunakan oleh perusahaan yang memiliki beberapa bagian dan membutuhkan aplikasi terintegrasi.

Contohnya:

• Perusahaan perdagangan.

• Distributor.

• Perusahaan penjualan online.

• Perusahaan dengan tim customer service.

• Perusahaan dengan gudang sendiri.

• Bisnis yang menggunakan sistem campaign.

• Perusahaan dengan banyak transaksi.

• Usaha dengan proses pengiriman.

• Perusahaan yang membutuhkan laporan keuangan terintegrasi.

Pembuatan Aplikasi Backoffice Custom

Setiap perusahaan memiliki alur kerja yang berbeda. Karena itu, Matakoding menyediakan layanan pembuatan aplikasi backoffice, ERP ringan, dan software operasional custom.

Sistem dapat disesuaikan dengan:

• Struktur organisasi.

• Alur penjualan.

• Proses gudang.

• Sistem komisi.

• Proses pengiriman.

• Kebutuhan laporan.

• Format input data.

• Hak akses pengguna.

• Cabang atau wilayah kerja.

• Integrasi dengan sistem lain.

Dengan aplikasi yang dibuat khusus, perusahaan tidak perlu mengubah seluruh cara kerja hanya untuk mengikuti sistem yang sudah ada.

Konsultasikan Aplikasi Operasional Perusahaan Anda

Apabila perusahaan Anda masih menggunakan banyak spreadsheet, pencatatan manual, atau aplikasi yang tidak saling terhubung, sistem seperti Kawan Lama Projek dapat menjadi solusi.

Matakoding siap membantu membuat aplikasi operasional, keuangan, penjualan, gudang, pengiriman, dan manajemen campaign yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.