SIKAPUAS – Sistem Informasi Kapal, Angkutan, dan Pelayaran Pedalaman Sungai

SIKAPUAS adalah singkatan dari Sistem Informasi Kapal, Angkutan, dan Pelayaran Pedalaman Sungai. Sistem ini dikembangkan untuk membantu proses pengajuan dan pengelolaan Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal atau SPOG menjadi lebih cepat, terintegrasi, dan mudah dipantau.

Sebelum menggunakan SIKAPUAS, proses pengajuan SPOG di Pontianak dilakukan melalui beberapa aplikasi dan tahapan yang terpisah. Nahkoda mengajukan permohonan melalui Google Form, kemudian data diolah oleh operator melalui Google Sheet. Setelah melewati proses verifikasi dan persetujuan, surat SPOG dibuat secara manual menggunakan Microsoft Word.

Proses tersebut membutuhkan waktu cukup panjang karena data harus dipindahkan, diperiksa, dan diolah melalui beberapa media yang berbeda.

Dengan adanya SIKAPUAS, seluruh proses pengajuan SPOG dapat dikelola melalui satu aplikasi yang saling terhubung dengan beberapa operator dan wilayah kerja.

Tujuan Pengembangan SIKAPUAS

SIKAPUAS dikembangkan untuk menyederhanakan proses pelayanan pengajuan SPOG serta membantu operator dalam mengelola data kapal dan dokumen pelayaran secara lebih terstruktur.

Sistem ini membantu:

• Mempercepat proses pengajuan SPOG.

• Mengurangi pengolahan data secara manual.

• Menghubungkan pemohon, operator, dan pihak yang memberikan persetujuan.

• Mempermudah proses verifikasi data.

• Mengurangi risiko kesalahan penulisan dokumen.

• Menyimpan data pengajuan secara terpusat.

• Mempermudah pemantauan status permohonan.

• Mendukung penerbitan dokumen SPOG secara digital.

Proses Pengajuan SPOG Terintegrasi

Melalui SIKAPUAS, proses pengajuan SPOG dapat dilakukan dalam satu sistem.

Data permohonan yang diajukan akan masuk ke dalam aplikasi dan dapat langsung diperiksa oleh operator yang memiliki hak akses. Setiap tahapan dapat diteruskan kepada operator atau pejabat terkait sampai proses persetujuan selesai.

Setelah pengajuan disetujui, sistem dapat menghasilkan surat SPOG digital berdasarkan data yang telah diverifikasi.

Dengan alur tersebut, operator tidak perlu lagi memindahkan data secara manual dari Google Form ke Google Sheet, kemudian menyalinnya kembali ke Microsoft Word.

Fitur Utama SIKAPUAS

1. Pengajuan SPOG Digital

Pemohon atau nahkoda dapat mengajukan Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal melalui sistem.

Data pengajuan dapat mencakup:

• Identitas kapal.

• Identitas nahkoda.

• Rute pelayaran.

• Pelabuhan asal.

• Pelabuhan tujuan.

• Waktu keberangkatan.

• Informasi muatan.

• Dokumen pendukung.

• Data lain yang dibutuhkan.

2. Verifikasi Pengajuan

Operator dapat memeriksa data dan dokumen pengajuan melalui halaman pengelolaan.

Status permohonan dapat diperbarui sesuai proses, seperti:

• Pengajuan baru.

• Sedang diperiksa.

• Perlu perbaikan.

• Menunggu persetujuan.

• Disetujui.

• Ditolak.

• SPOG telah diterbitkan.

3. Multioperator

SIKAPUAS dapat digunakan oleh beberapa operator dengan tugas dan hak akses yang berbeda.

Setiap operator dapat mengakses proses sesuai kewenangannya, sehingga pengajuan dapat diteruskan dari satu tahapan ke tahapan berikutnya tanpa menggunakan aplikasi terpisah.

4. Multiwilayah Kerja

Sistem mendukung pengelolaan beberapa wilayah kerja dalam satu aplikasi.

Data pengajuan dapat dikelompokkan berdasarkan wilayah sehingga setiap operator dapat mengelola permohonan yang menjadi tanggung jawabnya.

Fitur ini membuat SIKAPUAS dapat dikembangkan untuk kebutuhan pelayanan yang memiliki beberapa kantor, unit, atau wilayah operasional.

5. Sinkronisasi Google Sheet

SIKAPUAS dilengkapi dengan fitur sinkronisasi otomatis dengan Google Sheet.

Fitur ini dapat digunakan untuk:

• Menyimpan salinan data.

• Mendukung kebutuhan rekapitulasi.

• Mempermudah pengolahan data tambahan.

• Membantu proses pelaporan.

• Menyesuaikan kebutuhan integrasi dengan sistem sebelumnya.

Sinkronisasi membantu proses peralihan dari sistem manual menuju sistem digital tanpa menghilangkan kebutuhan penggunaan data dalam format spreadsheet.

6. Tanda Tangan Digital

Surat SPOG dapat dilengkapi dengan tanda tangan digital dari pihak yang berwenang.

Tanda tangan digital membantu mempercepat proses penerbitan dokumen karena surat tidak perlu dicetak dan ditandatangani secara manual pada setiap pengajuan.

7. Surat SPOG Digital

Setelah permohonan selesai diverifikasi dan disetujui, sistem dapat menghasilkan surat SPOG secara digital.

Dokumen dapat memuat:

• Nomor surat.

• Identitas kapal.

• Data nahkoda.

• Rute pelayaran.

• Waktu keberangkatan.

• Informasi persetujuan.

• Tanda tangan digital.

• Informasi pejabat atau operator.

• Data pendukung lainnya.

Surat dapat disimpan, diunduh, dicetak, atau dikirim secara elektronik sesuai kebutuhan.

8. Riwayat Pengajuan

Setiap pengajuan tersimpan di dalam sistem dan dapat dilihat kembali.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan:

• Nomor pengajuan.

• Nomor SPOG.

• Nama kapal.

• Nama nahkoda.

• Wilayah kerja.

• Tanggal pengajuan.

• Status permohonan.

• Periode tertentu.

9. Pengelolaan Pengguna

Administrator dapat mengelola pengguna dan menentukan hak akses masing-masing.

Contoh pengguna dalam sistem:

• Administrator.

• Operator wilayah.

• Petugas verifikasi.

• Pejabat pemberi persetujuan.

• Pengguna laporan.

• Pemohon atau nahkoda.

10. Dashboard Monitoring

Dashboard menampilkan ringkasan proses pengajuan SPOG.

Informasi yang dapat ditampilkan antara lain:

• Jumlah pengajuan masuk.

• Pengajuan yang sedang diverifikasi.

• Pengajuan yang perlu diperbaiki.

• Pengajuan yang telah disetujui.

• Surat SPOG yang telah diterbitkan.

• Data berdasarkan wilayah kerja.

• Riwayat pengajuan terbaru.

Keunggulan SIKAPUAS

SIKAPUAS memiliki beberapa keunggulan, yaitu:

• Seluruh proses dikelola dalam satu aplikasi.

• Mengurangi penggunaan beberapa media yang terpisah.

• Mempercepat proses pengajuan dan verifikasi SPOG.

• Mendukung beberapa operator.

• Mendukung beberapa wilayah kerja.

• Dapat tersinkronisasi dengan Google Sheet.

• Mendukung tanda tangan digital.

• Menghasilkan surat SPOG digital.

• Data tersimpan secara terpusat.

• Riwayat pengajuan mudah dicari.

• Mengurangi kesalahan pengolahan data manual.

• Proses pelayanan lebih mudah dipantau.

• Sistem dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.

Hasil Implementasi

Dengan menggunakan SIKAPUAS, proses pengajuan SPOG menjadi lebih sederhana dan terintegrasi.

Pengajuan yang sebelumnya dilakukan melalui Google Form, diolah melalui Google Sheet, dan dibuatkan surat menggunakan Microsoft Word kini dapat diselesaikan melalui satu aplikasi.

Operator dapat bekerja secara bersama-sama sesuai hak akses dan wilayah kerja masing-masing. Proses verifikasi, persetujuan, tanda tangan, hingga penerbitan surat SPOG dapat dilakukan secara digital.

SIKAPUAS membantu meningkatkan efisiensi pelayanan, mengurangi proses manual, dan mempermudah pengelolaan dokumen kapal serta pelayaran pedalaman sungai.

Pengembangan Sesuai Kebutuhan

SIKAPUAS dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan operasional, antara lain:

• Integrasi QR Code pada surat.

• Verifikasi keaslian dokumen.

• Notifikasi status pengajuan.

• Integrasi WhatsApp atau email.

• Dashboard pimpinan.

• Laporan berdasarkan wilayah.

• Statistik pengajuan.

• Integrasi dengan sistem lain.

• Aplikasi Android.

• Pengelolaan data kapal yang lebih lengkap.

• Pengarsipan dokumen digital.

• Penambahan wilayah kerja.